W ostatnim czasie zauważamy wyraźny wzrost tempa rozwoju transformacji cyfrowej na polskim rynku, co ma znaczny wpływ na działalność Twojego biznesu. Jednym z elementów transformacji jest usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, popularnie zwana e-Doręczeniem.
Dla wielu naszych klientów, być może również dla Ciebie, jest to temat, o którym zbyt wiele jeszcze się nie mówi. Postanowiliśmy więc przygotować kampanię edukacyjną, która uświadomi, jak korzystanie z usługi e-Doręczeń zoptymalizuje działanie Twojego biznesu. Jednym z elementów kampanii jest ten artykuł. Czytając go, dowiesz się:
- Co to za usługa i jak wygląda harmonogram wprowadzania jej stosowania w firmach i instytucjach?
- Jakie korzyści osiągniesz z wdrożenia jej w swojej firmie?
- Czy rozwiązanie te jest w pełni bezpieczne i zgodne z wymogami prawnymi?
Czym jest e-Doręczenie?
E-Doręczenie to nowoczesne narzędzie do szybkiej, bezpiecznej i niezawodnej wymiany korespondencji między administracją publiczną, organizacjami i osobami prywatnymi. Jest cyfrowym odpowiednikiem listu poleconego z potwierdzeniem odbioru, który ma taką samą moc prawną jak tradycyjna przesyłka. Pod względem prawnym i technicznym stanowi uniwersalny, cyfrowy kanał komunikacyjny, dostosowany do wymogów Unii Europejskiej.
Głównym celem wprowadzenia e-Doręczenia jest skrócenie czasu załatwiania spraw urzędowych oraz poprawa jakości obsługi.
Proces wdrożenia go do polskiej rzeczywistości odbywa się etapami, co reguluje Ustawa o doręczeniach elektronicznych.
Kogo i od kiedy obowiązują e-Doręczenia?
01 I 2025 r.
- Zawody zaufania publicznego: adwokat, radca prawny, doradca podatkowy i restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy, notariusz.
- Organy administracji rządowej, jednostki samorządu terytorialnego oraz ZUS, KRUS, NFZ oraz urzędy kontroli państwa.
- Podmioty niepubliczne rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego od 01 I 2025 r. oraz składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej
01 IV 2025 r.
- Podmioty niepubliczne wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego przed 01 I 2025 r.
01 VII 2025 r.
- Podmioty niepubliczne wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej do 31 XII 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 VI 2025 r.
01 X 2026 r.
- Podmioty niepubliczne zarejestrowane w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej do 31 XII 2024 r.
01 X 2029 r.
- Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna.
Jakie są zalety e-Doręczeń i jakie korzyści możesz osiągnąć, wdrażając je do swojej organizacji?
Rozwiązanie to jest przede wszystkim wygodną i szybką metodą komunikacji. W ramach swojej skrzynki masz możliwość nadawać i przyjmować dokumenty elektroniczne, w wybranym przez Ciebie miejscu i czasie (mając dostęp do Internetu). Nie musisz tracić czasu na oczekiwanie na listonosza czy wizyty na poczcie.
Masz gwarancję, że nadawane przez Ciebie dokumenty trafią prosto do odpowiednich adresatów. Nie ma tu miejsca na żadne pomyłki, ingerencję osób trzecich i fałszowanie pism.
Usługa jest w pełni dostępna dla wszystkich obywateli, firm czy administracji publicznej. Masz więc możliwość w prosty i szybki sposób założyć swoją skrzynkę, niezależnie od tego, czy prowadzisz własny biznes, czy chcesz z niej korzystać tylko w celach prywatnych.
E-Doręczenia dają Ci gwarancję:
- Ochrony prywatności korespondencji
- Pewnej identyfikacji nadawcy i adresata korespondencji
- Nienaruszalności przesyłanych danych
- Dostępu do wiarygodnych dowodów wysyłki i odbioru korespondencji
- Bezproblemowego sposobu na ustalenie adresu do e-Doręczeń adresata
Korzystając z usługi, z pewnością osiągniesz wiele wymiernych korzyści dla Twojej firmy.
- Uprościsz i przyśpieszysz swoją komunikację z innymi firmami, urzędami oraz klientami,
- Zoptymalizujesz procesy związane z prowadzeniem administracji i korespondencji firmowej,
- Zaoszczędzisz pieniądze w związku z niższymi kosztami wysyłania i odbierania przesyłek elektronicznych w porównaniu z tradycyjnymi metodami oraz z brakiem konieczności drukowania i pakowania dokumentów,
- Zwiększysz bezpieczeństwo korespondencji, zapewniając wysoki poziom ochrony danych i minimalizując ryzyko nieautoryzowanego dostępu,
- Zwiększysz swoją reputację, pokazując, że korzystasz z nowoczesnych i bezpiecznych narzędzi oraz promując rozwój transformacji cyfrowej.
Czy usługa e-Doręczeń jest zgodna z obowiązującymi wymaganiami prawnymi?
Zdecydowanie tak! Została zaprojektowana w taki sposób, aby spełniać normy prawne, zapewniając bezpieczeństwo, integralność i autentyczność przesyłanych informacji.
Najważniejsze aspekty tego obszaru to:
- Kwalifikowany dostawca usług – usługa musi być świadczona przez dostawcę, który posiada odpowiednie kwalifikacje i certyfikaty. Dostawca, z którym współpracujemy od wielu lat i na różnych płaszczyznach to Certum by Asseco;
- Identyfikacja nadawcy – usługa zapewnia jednoznaczną identyfikację nadawcy każdej przesyłki, co eliminuje ryzyko podszywania się pod kogoś innego;
- Identyfikacja odbiorcy – usługa zapewnia weryfikację tożsamości odbiorcy. Dzięki temu masz pewność, że przesyłka trafi do właściwej osoby;
- Bezpieczeństwo przesyłanych danych – korespondencja musi być zabezpieczona za pomocą pieczęci elektronicznej;
- Integralność przesyłanych danych – usługa musi zapewniać, że przesyłane dane są nienaruszone od momentu wysłania do momentu odbioru (wszelkie próby modyfikacji są natychmiast wykrywane i odnotowywane);
- Kwalifikowany znacznik czasu – każda przesyłka musi być opatrzona kwalifikowanym znacznikiem czasu, który potwierdza datę i godzinę wysłania, odbioru oraz ewentualnych modyfikacji danych;
- Zgodność z systemem krajowym – w ramach krajowego systemu e-Doręczeń, te same wymagania muszą być spełniane również przez usługi publiczne.
W całym systemie ma brać udział wiele różnych podmiotów, a użytkownicy mogą posiadać adresy do doręczeń u różnych dostawców usług.
Jak więc zapewnić sprawny i bezpieczny proces wymiany korespondencji między różnymi podmiotami?
Z pomocą przychodzi czterostronny model doręczeń elektronicznych. W modelu tym uczestniczą:
- Nadawca – osoba lub instytucja wysyłająca przesyłkę
- Dostawca usług nadawcy – kwalifikowany dostawca usług e-doręczeń, który przyjmuje i zabezpiecza przesyłkę od nadawcy
- Dostawca usług odbiorcy – kwalifikowany dostawca usług e-doręczeń, który dostarcza przesyłkę odbiorcy
- Odbiorca – osoba lub instytucja odbierająca przesyłkę
Dzięki temu modelowi, przesyłki mogą być przekazywane między różnymi dostawcami usług e-doręczeń, co zwiększa elastyczność i dostępność usługi, jednocześnie zapewniając pełną zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.
Czy usługa e-Doręczeń jest w pełni bezpieczna?
Odpowiedź po raz drugi brzmi – zdecydowanie tak! Spełnia najwyższe standardy cyberbezpieczeństwa, zapewniając ochronę poufności, integralności i dostępności przesyłanych danych. W jaki sposób?
Poznaj najważniejsze elementy:
- zaawansowane szyfrowanie danych – masz pewność, że dane są chronione przed nieautoryzowanym dostępem,
- uwierzytelnianie i autoryzację – masz pewność, że tylko Ty masz dostęp do swojej skrzynki,
- integralność danych z pomocą podpisów cyfrowych i pieczęci elektronicznych – masz pewność, że wysyłane i otrzymywane dane są nienaruszone,
- ochrona przed cyberatakami – systemy monitorujące są stale aktywne, aby wykrywać i neutralizować potencjalne zagrożenia,
- zarządzanie tożsamością i dostępem – system precyzyjnie monitoruje uprawnienia użytkowników,
- regularne aktualizacje – by na bieżąco eliminować znane luki bezpieczeństwa,
- zgodność z międzynarodowymi normami i regulacjami,
- edukacja użytkowników – masz możliwość odbywania szkoleń i otrzymywania materiałów dodatkowych.
Powyższe punkty składają się na zapewnienie bezpiecznej i niezawodnej komunikacji elektronicznej.
Podsumowując…
e-Doręczenia stanowią kluczowy element transformacji cyfrowej, który umożliwia firmom, instytucjom i obywatelom bezpieczną i efektywną wymianę korespondencji elektronicznej. Wprowadzając tę usługę, możemy nie tylko uprościć i przyspieszyć procesy administracyjne, ale również zredukować koszty operacyjne oraz zwiększyć bezpieczeństwo i poufność przesyłanych informacji. E-Doręczenia, zgodne z wymogami prawnymi i międzynarodowymi standardami, są idealnym rozwiązaniem dla wszystkich, którzy cenią sobie nowoczesne, szybkie i niezawodne metody komunikacji. To przyszłość, która już dziś może stać się częścią Twojego biznesu.
Jeśli wiedza zawarta w tym artykule nie jest dla Ciebie wystarczająca, już dziś zapisz się na webinar „Wszystko, co musisz wiedzieć o e-Doręczeniach”. To bezpłatne wydarzenie odbędzie się 6 sierpnia o godzinie 13:00 i potrwa około 1 h. Poprowadzi je Adam Parysz – trener z ponad 10-letnim doświadczeniem, prowadzący szkolenia m.in. z zakresu cyberbezpieczeństwa, bezpieczeństwa informacji, prawa administracyjnego, sztucznej inteligencji oraz elektronicznego zarządzania dokumentacją.
Aby wziąć udział w webinarze, wypełnij formularz rejestracyjny: https://forms.office.com/e/9vsGKdwys3.
