Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w obszarze księgowości i finansów ostatnich lat. Dla wielu przedsiębiorców oznacza ono nie tylko zmianę sposobu wystawiania faktur, ale również konieczność dostosowania procesów, systemów IT oraz metod uwierzytelniania firmy.
Jednym z kluczowych zagadnień, które pojawiają się przy KSeF, jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Czym jest, dlaczego ma tak duże znaczenie w kontekście e-fakturowania i jak wdrożyć ją sprawnie? W tym artykule odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania.
KSeF- co zmienia się dla firm?
Krajowy System e-Faktur to platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych. Docelowo korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla przedsiębiorców.
Z perspektywy firm oznacza to m.in.:
- konieczność integracji systemów finansowo-księgowych z KSeF,
- automatyzację procesu wystawiania faktur,
- zmianę sposobu nadawania uprawnień,
- większy nacisk na bezpieczeństwo i jednoznaczną identyfikację podmiotu wystawiającego fakturę.
I właśnie w tym miejscu pojawia się temat pieczęci elektronicznej.
Czym jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna?
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to zaawansowane narzędzie kryptograficzne, które pełni rolę cyfrowej pieczątki firmowej. Pozwala ono potwierdzić, że dany dokument:
- pochodzi od konkretnej organizacji,
- nie został zmieniony po jego wystawieniu,
- spełnia wymogi prawne określone w rozporządzeniu eIDAS.
W przeciwieństwie do podpisu elektronicznego:
- pieczęć elektroniczna przypisuje się do firmy, a nie do osoby fizycznej,
- może być wykorzystywana w procesach automatycznych,
- nie traci ważności w przypadku zmiany pracowników lub struktury organizacyjnej.
Dzięki temu idealnie wpisuje się w potrzeby średnich i dużych organizacji oraz firm planujących dalszą cyfryzację.
Pieczęć elektroniczna a podpis elektroniczny- kluczowe różnice
Choć oba rozwiązania często są ze sobą mylone, pełnią zupełnie inne funkcje:
Podpis elektroniczny:
- identyfikuje konkretną osobę,
- jest przypisany do pracownika,
- sprawdza się przy umowach, pismach urzędowych czy dokumentach personalnych.
Pieczęć elektroniczna:
- identyfikuje organizację,
- jest niezależna od zmian kadrowych,
- idealna do faktur, regulaminów, raportów i dokumentów generowanych masowo.
W kontekście KSeF to właśnie pieczęć elektroniczna daje największą elastyczność.
Dlaczego kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest ważna przy KSeF?
Wdrożenie KSeF wiąże się z koniecznością uwierzytelnienia firmy w systemie. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna:
- umożliwia automatyczne logowanie i komunikację z KSeF,
- potwierdza autentyczność faktur ustrukturyzowanych,
- wspiera integrację z systemami ERP i programami księgowymi,
- ogranicza ryzyko błędów wynikających z ręcznego zarządzania dostępami.
Dla firm wystawiających dużą liczbę faktur oznacza to realną oszczędność czasu oraz większą kontrolę nad procesami.
Potwierdzenie tożsamości- czy jest obowiązkowe przy wdrożeniu pieczęci?
Aby uruchomić kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, konieczne jest potwierdzenie tożsamości organizacji. Jest to wymóg formalny dla wszystkich usług kwalifikowanych.
Proces ten obejmuje m.in.:
- weryfikację danych rejestrowych firmy,
- potwierdzenie umocowania osób reprezentujących przedsiębiorstwo,
- spełnienie wymogów bezpieczeństwa.
Dla wielu firm to etap, który budzi najwięcej wątpliwości i opóźnia całe wdrożenie.
KSeF i pieczęć elektroniczna – dlaczego warto działać wcześniej?
Doświadczenie pokazuje, że odkładanie wdrożeń na ostatnią chwilę prowadzi do:
- problemów organizacyjnych,
- opóźnień,
- ryzyka błędów formalnych.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to nie tylko spełnienie wymogów KSeF, ale również inwestycja w:
- bezpieczeństwo dokumentów,
- ciągłość procesów biznesowych,
- automatyzację i skalowalność.
MULTIKOM IT jako partner Asseco Certum oferuje Ci kompleksowe wsparcie we wdrożeniu e-pieczęci!
Jesteśmy oficjalnym partnerem Asseco Certum, jednego z najbardziej rozpoznawalnych dostawców kwalifikowanych usług zaufania w Polsce.
W ramach współpracy oferujemy:
- doradztwo w zakresie wyboru kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
- wdrożenie pieczęci elektronicznej Certum,
- realizację usługi potwierdzenia tożsamości organizacji,
- wsparcie w przygotowaniu firmy do pracy z KSeF,
- pomoc przy integracjach i automatyzacji procesów.
Dzięki temu nasi klienci otrzymują jedno spójne rozwiązanie – bez konieczności kontaktu z wieloma podmiotami.
Jeśli Twoja firma przygotowuje się do KSeF lub planuje dalszą cyfryzację procesów finansowych, kwalifikowana pieczęć elektroniczna powinna być jednym z kluczowych elementów strategii.
Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy pomóc Twojej firmie bezpiecznie wejść w świat e-fakturowania.
